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Qualiopi — Pilotage administratif des organismes de formation
Certification initiale, audit de surveillance, renouvellement : le système qualité d'un organisme de formation doit vivre en continu, pas seulement avant un audit. ORDEVA structure, prépare et maintient ce système dans la durée.
Les organismes de formation, quel que soit leur stade de certification
- Organismes dispensant des actions de formation, bilans de compétences, VAE ou apprentissage, non encore certifiés et souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés
- Organismes déjà certifiés Qualiopi, à l'approche d'un audit de surveillance ou de renouvellement
- Structures ayant reçu des non-conformités à traiter dans un délai contraint
- Organismes en croissance ne disposant pas d'un responsable qualité dédié pour maintenir le système au quotidien
Un système qualité qui doit rester vivant, pas seulement démontrable un jour d'audit
- Le référentiel couvre l'ensemble du parcours : positionnement, programmes, convocations, preuves de réalisation, suivi des stagiaires, évaluations, satisfaction, réclamations, compétences des intervenants, veille, sous-traitance
- Les preuves doivent être datées, cohérentes et disponibles en continu — pas reconstituées la veille de l'audit
- La certification est délivrée pour trois ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis un audit de renouvellement en 3e année
- S'ajoutent la déclaration d'activité, le Bilan Pédagogique et Financier annuel, et pour les organismes concernés par le CPF, les contraintes EDOF et les contrôles associés
- Un dirigeant qui pilote seul son organisme n'a souvent ni le temps ni la méthode pour tenir ce système à jour toute l'année
L'organisation administrative complète du système qualité
- Diagnostic du périmètre applicable et revue de l'organisation existante, indicateur par indicateur
- Structuration documentaire : programmes, preuves, registres, classement, modèles adaptés à l'activité réelle de l'organisme
- Préparation aux audits — diagnostic préparatoire et simulation, jamais un audit officiel
- Suivi continu des indicateurs, réclamations, évaluations et actions d'amélioration entre deux audits
- Coordination avec un consultant ou auditeur Qualiopi partenaire lorsqu'un avis technique pointu est nécessaire
Cinq étapes
Diagnostic
Analyse du périmètre applicable, revue de l'organisation et identification des écarts par indicateur.
Structuration
Construction de la structure documentaire, des processus et des preuves adaptés à l'activité réelle.
Préparation
Diagnostic préparatoire à l'audit — simulation et plan de traitement des derniers écarts.
Audit
L'organisme se présente à son audit avec un dossier prêt et des preuves organisées.
Suivi
Maintien du système entre les audits, jusqu'à la surveillance puis le renouvellement.
Ce que vous obtenez
Analyse indicateur par indicateur et plan d'action des écarts identifiés.
Processus, modèles et registres organisés et exploitables au quotidien.
Preuves datées, classées et prêtes à être présentées à l'auditeur.
Suivi des échéances : surveillance, renouvellement, BPF, mises à jour.
ORDEVA accompagne, ORDEVA ne délivre pas Qualiopi
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La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité, à l'issue d'un audit indépendant. ORDEVA n'a ni le rôle ni la vocation de s'y substituer.
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Notre rôle est de préparer l'organisme aux exigences du Référentiel National Qualité et de structurer les éléments nécessaires à son audit — pas de garantir son résultat, qui appartient au certificateur.
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Selon les besoins, ORDEVA peut coordonner l'intervention d'un consultant ou auditeur Qualiopi partenaire, formé au référentiel et aux techniques d'audit.
Une préparation ponctuelle ou un pilotage dans la durée
Préparation
Diagnostic et structuration en vue d'une certification initiale, d'une surveillance ou d'un renouvellement.
Pilotage administratif externalisé
Suivi continu du système qualité entre les audits — le dossier reste prêt en permanence, sans reconstitution de dernière minute.
FAQ
ORDEVA peut-il garantir l'obtention de la certification ?
Non. La décision appartient exclusivement à l'organisme certificateur accrédité. ORDEVA prépare l'organisme aux exigences du référentiel et structure son dossier, mais ne délivre pas la certification et ne peut en garantir le résultat.
Êtes-vous vous-mêmes organisme certificateur ?
Non. ORDEVA intervient en amont, comme appui à la préparation et à l'organisation administrative, en toute indépendance vis-à-vis du certificateur.
Nous avons reçu des non-conformités lors d'un audit de surveillance, pouvez-vous nous aider à les lever ?
Oui. Une phase de reprise permet d'analyser les écarts notifiés et de structurer un plan de traitement dans les délais impartis.
Proposez-vous un accompagnement au-delà de Qualiopi pour un organisme de formation ?
Selon les besoins, ORDEVA peut également accompagner d'autres obligations administratives de l'organisme (BPF, gestion documentaire, suivi des sous-traitants) — à discuter lors du premier échange.
Faire analyser votre situation Qualiopi
Présentez-nous votre situation pour un premier échange confidentiel.
Aucune transmission de documents sensibles n'est nécessaire à ce stade.